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旺報【記者許昌平╱文摘】世界上有不拚死工作，仍拿出了成果的人，也有拚死工作，卻拿不出成果的人。所以重要的不是拚死工作，而是聰明工作！在商業快速變化的世界中，賺錢的方式會變，但每個人擁有的時間不變，比起賺錢的技巧，你更要學會的是有效運用時間，時間才是你創造價值的關鍵！而職場單純就是個「做或不做」的世界，只要懂得將每個任務拆解成10分鐘可以完成的小工作，你一定也可以像刷牙洗臉一樣，速速解決堆積如山的繁瑣工作，讓你每天第一個走出辦公室！《10分鐘完成每件工作》作者森川亮，日本LINE前任社長，現任C Channel 影音媒體CEO兼社長。2015年4月創辦以女性為主要使用族群的影像媒體公司C Channel株式會社，擔任董事長。以兩年時間將C Channel服務擴展至十個國家，目前社群使用者人數已超過2500萬人，成長為同類媒體中日本規模最大的公司。森川亮認為職場中有6種人老是被工作追著跑，那就是不懂拒絕的人、希望自己掌握所有事情的人、追求完美的人、做事缺乏專注力的人、搞不清楚事情輕重緩急的人、誤判事情難易程度的人。他認為要有效率的工作必須先區分工作有兩種類型，一種是需要用腦的「任務」，一種是不需動腦的「事務」。很多工作看似複雜，分析後其實其中很多都是不用花腦力的事務性內容，但很多人一看到大任務，就畏縮拖延不前，將時間分配錯誤用在不是真正需要動腦的「事務」上，最後交出差勁的工作成果或遲交。一件事情若是看起來無法很快就做完，就會令人不知該從哪裡下手，導致工作堆積而被追著跑。他在書中分享他實行多年的高效工作術，教大家將所有工作拆解成10分鐘可以輕易完成的內容，讓工作目標明確，並發揮最好的工作專注力。因為多數人對一件事情最佳的專注力往往只有10分鐘，而且一旦建立10分鐘完成一件工作的習慣，就會減少浪費時間，剔除無用的雜務。老是拖延工作的六種人日本人的生產效率很低。儘管社會上這樣的評論由來已久，但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少？多數人思考這個問題時，總把問題歸結到制度，而非思考自己工作本身的效率，也因此，如果問大家是否有改變工作方法，往往沒有任何改善的跡象。舉例來說，在勞基法改革的影響下，許多公司都開始強制員工準時下班，但有些人反而因此感到困擾，認為「明明工作量不變，卻得早點回家，實在太強人所難了！」又或者，有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班，只能放棄工作效率，自我安慰地說：「工作產出下降也是無可奈何的事」。這些人的共通點都是站在旁觀的立場，想著「我已經盡全力工作了，還是無法提升效率，所以問題都在組織」。當然，組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快，反而得替周遭人消化工作，導致自己工作超出負荷的狀態。不過，這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來，就算組織有問題，每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是，人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時，就不會成長了。而會拿起這本書來看，就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。事實上，工作效率低的人通常可以分為以下六種類型，這些分析應該能幫大家從中找出問題。類型一、接下太多工作的老好人：也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態，使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看，這種人對周遭人或許是所謂的「好人」，但對企業而言，可就是「壞人」了。這種人往往會接下自己不該負責的工作，或是每個案子都一一仔細應對，而且只要有人邀約聚餐，絕對到場場必到，如此一來，時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。類型二、什麼都想一手包辦：也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事，這類人卻全都想自己做，結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺，但對組織或計畫來說，卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省，告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好，其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點，工作效率就會有巨大的成長。類型三、沉浸在自我滿足中：這種人經常花上超過半天的時間，只為製作一份向上司報告進度的資料，或是花上一小時的時間寫道歉信，連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」，然而，這種超過對方要求程度的工作方式，只能說是自我滿足或是個人嗜好，就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法，告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」，如此一來，應該就能減少許多無謂的白工。網路時代要重視速度類型四、專注力不足：這類人有自制力，工作意願也不低，只是因為容易分心導致工作進度延遲，這時就必須採取預防對策，遠離具有誘惑的環境（打造容易專心的環境﹚。例如，我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑，辦公桌上不放電腦。類型五、不確定現在該做什麼：也就是明知手上有許多重要工作待辦，進度卻遲遲無法推前，這種時候，原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多，無論如何都會感到著急，見一件事就做一件事，然而，同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時，其實愈該採用微觀管理法，冷靜下來拆解工作，排定優先順位，縝密規劃工作進度表。類型六、評估時太有自信：這類人往往有自制力，工作進度表也安排妥善，卻還是無法準時做完工作，原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」，有時是「評估所需工時」，也就是評估需要多少時間（或人力﹚才能完成工作，有時是「工作評估的課題」，也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。無論哪一種，因為評估時太有自信，即使制定了工作進度表也無法如期完成，結果拖累了所有預定計畫。為了提高評估時的準確度，工作時必須經常回頭看，檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差，在下次擬定進度表時改善。只要能養成這個習慣，就能大幅提高評估準確度，漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。在網路時代，不論是對於個人職務技術或是對企業價值，我始終堅持工作必須重視「速度感」。舉例來說，LINE我只花了一個半月就讓它順利營運， 而「C CHANNEL」也是只花了三個月就完成了產品上線。此外， 在C CHANNEL營運上軌道之前，我除了經營公司之外，還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事，並且在大學裡教課，參與政府活動計畫等等，身兼數職，同時進行各式工作。正因為以速度為優先，才能辦到這些事。